业主大会&选举工作指南

业主大会的设立和业主委员会选举工作指南

01. 业主大会的设立和业主委员会选举工作流程

一、 业主提交申请

  1. 申请的条件：一个物业服务区域设计一个业主大会，符合以下情形之一的，应当召开首次业主大会会议。
    • 交付的专有部分面积达到建筑物总面积百分之五十以上或者交付的房屋套数达到总套数百分之五十以上；
    • 前期物业服务合同到期前九十日或者前期物业服务合同依法解除的；
    • 首套房屋交付已满两年且交付的房屋套数达到总套数百分之二十以上；
  2. 申请的形式：书面申请
  3. 申请的主体：原则上为开发商，也可由20名以上业主（产权所有人）联名申请。
  4. 申请的对象：街道办事处及社区

二、 筹备组组建步骤

  1. 在小区内张贴公告，发放推荐表或自荐表，并广泛宣传（公示7天及以上）
  2. 经审查删选后，公示初步筹备组成员名单（公示7天及以上）
  3. 公告最终筹备组名单（公示7天及以上）
  4. 筹备组人数应单为单数，其中业主代表人数不低于筹备组总人数的二分之一（公示7天及以上）
  5. 街道、社区对筹备组成员进行培训

三、 筹备组工作主要内容

  1. 确认业主身份、人数和业主专有部分面积（首次业主大会的投票人数和面积）
  2. 筹备组草拟小区三个文本（草案）、业主委员会选举办法（草案）、依法确定首次业主大会会议表决规则，讨论决定业主大会会议的形式（公示7天及以上）
  3. 公示业委会候选人条件及产生办法
  4. 公示候选人名单（公示7天及以上）
  5. 公告会议召开的时间、地点、一体、表决票、委托书等（公示15天及以上）
  6. 公告首次业主大会会议表决结果（公示7天及以上）
  7. 公布费用预算明细和结算方案（公示7天及以上）

四、 业主大会会议主要流程

  1. 筹备组可在会议第一天设置业主大会启动仪式，对工作开展情况及候选人进行介绍；
  2. 启动仪式之后筹备组按照前期方案通过线上、线下形式征集业主意见直至会议结束；
  3. 意见征集技术后，可邀请社区、业主进行监督，筹备组开箱唱票对意见进行数据统计；
  4. 公布表决结果（无论业主大会成功与否，都需公布表决结果）；

五、 业委会办理备案手续(成立起30天以内)

  1. 筹备组将筹备资料移交业委会后，业委会整理好备案资料到社区盖章确认，同时社区对资料进行初审，指出知道意见；
  2. 业委会将完善后的备案资料交至街道进行备案；
  3. 街道出具备案证明及其他材料；

六、 业委会办理刻章手续

业委会持街道出具的印证资料到印章公司进行刻章，首次需刻4枚印章（业主大会印章、业主委员会印章、财务专用章和业委会主任印章）。

七、 开通对公账户

  1. 业委会向银行提交备案证明等资料，并以小区业主大会的名义办理对公账户；
  2. 业委会在小区显著位置公示对公账户办理情况；

02. 业主委员会的工作职责

  1. 执行业主大会的决定和决议，维护业主共同权益；
  2. 召集业主大会会议，报告业主委员会履职情况；
  3. 制定业主委员会财务、印章、会议等管理制度，并建立相关档案；
  4. 拟定共有部分经营方案和共有资金使用与管理办法并提请业主共同决定；
  5. 拟定物业服务人选聘、续聘、解聘方案并提请业主共同决定；
  6. 代表业主和业主大会选聘的物业服务人签订物业服务合同，与退出的物业服务人进行交接；
  7. 听取业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务人履行物业服务合同；
  8. 调节业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷；
  9. 支持、配合居（村）民委员会依法履行职责，接受社区（村）党组织、居（村）民委员会的指导和监督；
  10. 监督管理规约的实施；
  11. 法律、法规规定和业主大会赋予的其他职责；

03. 业主委员会委员的基本条件

(一) 业主委员会成员应当为本物业服务区内的自然人业主或者单位业主授权的代表，并符合以下条件：

  1. 具有完全民事行为能力；
  2. 遵纪守法、公正廉洁、热心公益事业、责任心强，并提交书面承诺；
  3. 具备履行职责的健康条件和相应的时间；
  4. 法律、法规规定的其他条件；

(二) 有下列情形之一的，不得担任业主委员会成员：

  1. 被人民法院纳入失信被执行人名单的；
  2. 在业务管理活动中，违反相关法律、法规收到行政处罚或者被追究刑事责任的；
  3. 本人、配偶以及本人和配偶的近亲属在本物业服务区域的物业服务人任职的；
  4. 法律、法规规定或者业主大会议事规则约定其他不宜担任业主委员会成员的情形；

04. 业主委员会履职的基本要求

  1. 仔细研读、熟悉小区三个文本：业委会选举成功后，应当尽快熟悉业委会工作职责，并认真研读、熟悉法律法规及小区《业主大会议议事规则》、《管理规约》、《业委会工作规则》三个文本，已便于工作顺利开展。
  2. 坚持公开透明，积极向业主汇报：按照先公示后执行的原则，及时向业主汇报业委会工作开展情况及财务管理等情况。
  3. 监督协调小区物业管理工作：按照业务服务合同及其他规定，监督物业服务企业或者其他管理人工作开展情况，并协调小区各类关系之间的物业管理纠纷。
  4. 了解业主、使用意见、建议，聆听业主声音：集合党建引领“微网实格”治理体系，提升党组织引领带动能力，建立具名协商议事机制，充分了解业主、使用人意见、建议，聆听业主声音，为实现全体业主利益最大化而努力。
  5. 召开业主大会会议，执行业主大会决议：业委会是业主大会执行机构，需召开业主大会会议的事项，业委会应当按照法律、法规及小区《业主大会议事规则》、《管理规约》、《业委会工作规则》等相关规定，必须召开业主大会会议，并执行业主大会决议。

05. 业主委员会选举工作中常见问答

（一）筹备组业主代表成员报名人数较多怎么办?

  1. 建议社区对人员资格条件进行审核；
  2. 可以采取民主投票形式(根据得票多少依次选取人数(集体讨论决定后补人员)进行确定。但筹备组业主代表人员应当具备广泛性和可代表性,可以按照建筑物规模(如一期、二期等)、物业类型(高层、多层、商业等)等确定人数名额。

（二）小区三个文本的修订应重点关注哪些内容?

  1. 重点关注业委会成员人数,建议采用区间定数(5-15名)且为单数,任期一般不超过5年(一般为5年);
  2. 修订三个文本,应注意将与现行法律法规等相关规定相抵触的内容进行修正;
  3. 建议将弃权票视为参与票,不能视为同意票进行统计;
  4. 筹备组应当根据小区实际情况拟定业委会成员工作津贴,同时需明确标准;
  5. 关于投票方式的设定,一定要制定好送达和签收的具体方案及预案。

（三）业主委员会委员候选人条件如何设定?

建议筹备组根据现行法律法规等相关规定和三个文本拟定业委会候选人条件。

（四）业主身份认定未明确，业主委员会委员候选人报名人数较多怎么办?

业主身份认定建议: 在物业管理活动中，业主是指不动产所有权人，也即需到国家行政机关进行登记方有效，应严格遵从“房本或者购房凭证登记”原则，或有其他依据如继承等可以证明所有权的也可以被认定为业主。

报名人数较多: 一是建议筹备组对人员资格条件进行审核，二是可以采取民主投票形式(根据得票多少依次选取人数)或在多方监督下进行现场抽签来确定正式候选人名单。另外，按照住房和城乡建设部《业主大会和业主委员会指导规则》第十四条业主委员会委员候选人由业主推荐或者自荐。筹备组应当核查参选人的资格，根据物业规模、物权份额、委员的代表性和广泛性等因素，确定业主委员会委员候选人名单。

（五）如何规范使用线上投票平台?

首先优先鼓励支持使用除天府市民云以外的第三方投票平台,如需使用除天府市民云以外的第三方平台需保证数据的安全性和真实性。另外需要注意的是天府市民云平台的使用需开发商提前对小区全部信息导入完毕后方可使用。

（六）如何管理表决票资料及投票数据?

为保证投票结果的真实、有效性,建议在开箱唱票当天完成表决票统计工作,若实在无法完成的,建议将线上投票数据交由专人保管,线下投票资料放置在有24小时监控处,并贴上一次性封条,或者将存根联妥善交由专人保管。

（七）怎样做好开箱唱票前的准备工作?

在开箱唱票前,筹备组应当做好唱票计票、监票等人员分工,做到定人定岗,并预留好候补人员,同时准备好相应物资,如笔记本电脑、白板笔等。

（八）如何有效提高选举全过程业主的知晓率?

建议在业委会选举全过程中,通过线上线下方式广泛宣传,及时告知业主委员会选举动态,做到公开透明,提高业主参与率、知晓率。

（九）如何确保选举一次性成功?

首先是选举全过程必须做到三个遵循:一是法律法规遵循,二是相关政策遵循,三是依法通过的《业主大会议事规则》遵循。

其次是在筹备阶段就要做好相应的宣传,特别是成立业委会的目的、意义以及能够为业主们的生活带来哪些方面改变和好处等。最后是业主间相互存有异议导致选举投票时未能最大额投票,导致得票率过于分散,超过法定标准的正式委员数量不足预期,很可能在备案时被认定为选举不成功。

（十）筹备时间过长超过法定期限该如何处理?

《四川省物业管理条例》要求业主大会的筹备期为六个月,如无不可抗力因素不应超过这个时间;发生了特殊情况导致筹备工作无法顺利进行时,建议及时宣布筹备暂停(时效中止)以避免浪费时间。

业委会附件 业主大会设立和选举工作指南相关附件